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Secretarial Practice (English) Question and Answer

Prepared By: ITIGovtJobs.com

1. What is the full form of AGM in the context of a company?

(कंपनी के सन्दर्भ में AGM का पूर्ण रूप क्या है?)

(A) Annual General Meeting / वार्षिक साधारित सभा

(B) Assistant General Manager / सहायक महाप्रबंधक

(C) Association of General Merchants / सामान्य व्यापारी संघ

(D) Additional General Secretary / अतिरिक्त साधारित सचिव

2. What is the primary duty of a secretary in an organization?

(संगठन में सचिव का प्राथमिक कर्तव्य क्या है?)

(A) Managing finances / वित्त प्रबंधन करना

(B) Handling customer complaints / ग्राहक शिकायतों का संभालना

(C) Maintaining records and documentation / रिकॉर्ड और दस्तावेज़ की रखरखाव करना

(D) Developing marketing strategies / मार्केटिंग रणनीतियों का विकसित करना

3. Which of the following is a characteristic of a good secretary?

(निम्नलिखित में से कौन सी एक गुणवत्ता एक अच्छे सचिव की होती है?)

(A) Lack of communication skills / संचार कौशल की कमी

(B) Inefficiency in time management / समय प्रबंधन में अयोग्यता

(C) Attention to detail / विवरणों पर ध्यान

(D) Resistance to change / परिवर्तन के प्रति प्रतिरोध

4. What is the role of a secretary during meetings?

(मीटिंगों के दौरान सचिव की भूमिका क्या होती है?)

(A) Taking meeting minutes and preparing agendas / मीटिंग के मिनट्स लेना और कार्यसूची तैयार करना

(B) Providing technical support / तकनीकी सहायता प्रदान करना

(C) Delivering presentations / प्रस्तुतियाँ प्रस्तुत करना

(D) Making financial decisions / वित्तीय निर्णय लेना

5. Which of the following is an example of external communication in an organization?

(निम्नलिखित में से कौन सा एक उदाहरण संगठन में बाहरी संचार का है?)

(A) Email exchange between employees / कर्मचारियों के बीच ईमेल विनिमय

(B) Staff meeting minutes / स्टाफ मीटिंग के मिनट्स

(C) Internal newsletter / आंतरिक समाचार पत्रिका

(D) Press release / प्रेस विज्ञप्ति

6. Which of the following documents is used to formally create a company?

(निम्नलिखित में से कौन सा दस्तावेज़ एक कंपनी को समर्पित रूप से बनाने के लिए प्रयोग होता है?)

(A) Memorandum of Association / संघ का लेख

(B) Purchase order / खरीद आदेश

(C) Salary slip / वेतन पर्ची

(D) Customer complaint form / ग्राहक शिकायत फॉर्म

7. What is the purpose of a notice in a company?

(कंपनी में नोटिस का उद्देश्य क्या होता है?)

(A) To announce employee promotions / कर्मचारी पदोन्नति की घोषणा करने के लिए

(B) To provide information about upcoming events / आगामी कार्यक्रमों के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए

(C) To schedule meetings with clients / ग्राहकों के साथ मीटिंग की तारीख तय करने के लिए

(D) To remind employees of deadlines or policy changes / कर्मचारियों को समयसीमा या नीति परिवर्तन की याद दिलाने के लिए

8. What is the meaning of the term "confidentiality"?

(शब्द "गोपनीयता" का अर्थ क्या है?)

(A) The ability to communicate effectively / प्रभावी रूप से संचार करने की क्षमता

(B) The practice of maintaining secrecy and privacy / गुप्तता और निजता की रखरखाव का अभ्यास

(C) The process of decision-making / निर्णय लेने की प्रक्रिया

(D) The skill of handling conflicts / संघर्षों का संचालन करने की कौशलता

9. What is the purpose of an agenda in a meeting?

(मीटिंग में एजेंडा का उद्देश्य क्या होता है?)

(A) To keep track of attendees / उपस्थित व्यक्तियों का निरीक्षण करने के लिए

(B) To summarize the meeting minutes / मीटिंग के मिनट्स का संक्षेप में विवरण

(C) To outline the topics and objectives to be discussed / चर्चा के लिए विषय और उद्देश्यों की रूपरेखा तैयार करने के लिए

(D) To record action items and assignments / कार्रवाई आइटम और कार्य निर्धारण का रिकॉर्ड करने के लिए

10. What is the function of a company secretary in relation to corporate governance?

(कॉर्पोरेट गवर्नेंस के संदर्भ में कंपनी सचिव का क्या कार्य होता है?)

(A) Implementing marketing strategies / मार्केटिंग रणनीतियों का कार्यान्वयन

(B) Ensuring compliance with legal and regulatory requirements / कानूनी और विनियामक आवश्यकताओं के पालन का सुनिश्चित करना

(C) Managing employee relations / कर्मचारी संबंधों का प्रबंधन

(D) Handling customer complaints / ग्राहक शिकायतों का सम्भालन

11. What is the purpose of a letter of transmittal?

(ट्रांसमिटल लेटर का उद्देश्य क्या होता है?)

(A) To request information or documentation / जानकारी या प्रलेखन का अनुरोध करने के लिए

(B) To acknowledge receipt of a document / किसी दस्तावेज़ के प्राप्त होने की पुष्टि करने के लिए

(C) To introduce a new product or service / एक नया उत्पाद या सेवा प्रस्तुत करने के लिए

(D) To propose a business partnership / व्यापारिक साझेदारी का प्रस्ताव रखने के लिए

12. What is the role of a secretary in handling confidential information?

(गोपनीय जानकारी का संचालन करने में सचिव की भूमिका क्या होती है?)

(A) To ensure the information remains secure and protected / यह सुनिश्चित करने के लिए कि जानकारी सुरक्षित और संरक्षित रहती है

(B) To share the information with unauthorized individuals / अनधिकृत व्यक्तियों के साथ जानकारी साझा करना

(C) To delete the information after use / उपयोग के बाद जानकारी को हटा देना

(D) To sell the information for personal gain / निजी लाभ के लिए जानकारी को बेचना